Det är mitt på förmiddagen i Kingston och på väg från ett mötesrum på Jamaicas SRC reflekterar Ricardo Gowdie, teamledare för Management Information Systems (MIS), över sin professionella resa och vad som har inspirerat hans arbete hittills.
”Jag skulle vilja se Jamaica bli en teknologiskt driven nation, och jag försöker i huvudsak arbeta mig fram till att uppnå det. Jag har känt mig hedrad över att få bidra till att optimera hur ett inflytelserikt råd som SRC bemöter den tid vi lever i.”
Ricardo har arbetat inom den digitala världen de senaste tjugo åren, varav det senaste ett och ett halvt året på SRC. Som Jamaicas främsta forskningsinstitution erbjuder SRC olika tjänster, inklusive forskningsstöd för jordbrukssektorn, produktutveckling och testning, samt en pilotanläggning för livsmedelstillverkning där företag kan producera prototyper eller produkter för att nå ut till marknaden. I sin roll övervakar Ricardo rådets strategiska prioritering att implementera tekniska lösningar som syftar till att förbättra effektiviteten och leveransen av tjänster.
MIS-teamet vid Jamaicas vetenskapliga forskningsråd. Från vänster: Ta-Von Marsh, Valencia Brown, Romane Bryan, Ricardo Gowdie, Chinelle Clarke.
Varför digitalt, och varför nu?
SRC har en tydlig vision för digital tillväxt, särskilt inom infrastrukturförnyelse och datahantering. Betydande framsteg har gjorts hittills, senast med Ricardo som övervakar optimeringen av hur rådet kopplar samman inom sig självt och med omvärlden. Han har lett initiativ för att uppgradera nätverkssystem som förbättrar hastigheten, säkerheten och tillförlitligheten hos de data som utbyts mellan olika avdelningar inom rådet. MIS-teamet har också omdesignat SRC:s webbplats för att förbättra kommunikationen med allmänheten och integrerat analyser för bättre förståelse av deras målgrupp.
ISC-projektet Vetenskapsorganisationer i den digitala tidsåldern kom vid en tidpunkt då SRC tänkte strategiskt kring att minska friktionen i hur de interagerar med och lär sig av sina kunder. Som en del av kohorten fanns det mycket de kunde ha fokuserat på. De valde dock att prioritera en del av sin verksamhet som genererar betydande intäkter: pilotanläggningen. Här säljer de tid för användning av sin ISO-certifierade anläggning, där kunder kan komma in med prototyper för produktion och testning.
För närvarande måste kunderna boka manuellt för att kunna använda pilotanläggningen. Denna schemaläggningsprocess har orsakat frekventa dubbelbokningar, vilket leder till ineffektivitet och dåliga kundupplevelser. Den största utmaningen är bristen på transparens. Det finns inget enkelt sätt att se när utrustning är tillgänglig eller hur man hanterar schemat flexibelt. När Ricardo och hans team gick med i ISC-projektet sökte de vägledning om hur man moderniserar denna process och inför ett automatiserat onlinebokningssystem. För SRC skulle en smidig bokning möjliggöra en välplanerad användning av deras anläggning och mer förutsägbara intäkter.
En färdriktning
Genom ISC-projektet introducerades Ricardo till nya metoder som har breddat hans perspektiv.
”Jag har alltid fokuserat på tekniken; hur man får den att fungera, hur man får den att fungera”, förklarar Ricardo. ”Men nu tänker jag på de människor som använder den, hur de kommer att interagera med den och hur den kommer att passa in i deras arbetsflöde. Det är den verkliga förändringen.”
Sessionerna uppmuntrade honom att använda ett tillvägagångssätt som innebar att engagera intressenter tidigt, förstå användarupplevelser och integrera feedback i lämpliga skeden av ett projekt. Denna förändring i tankesätt har påverkat hur han närmar sig pilotanläggningens nya bokningssystem. Istället för att bygga hela systemet på en gång har Ricardo och hans team valt en etappvis implementering, med början i en Minimum Viable Product (MVP).
”Vi bestämde oss för att börja smått och bygga ut stegvis. På så sätt kan vi justera och få feedback i varje steg”, förklarar Ricardo.
Denna strategi är utformad för att effektivisera implementeringen, samtidigt som den minskar personalens motstånd genom att involvera dem tidigt i processen. Som en del av detta har Ricardo arbetat med en förändringsledningsplan som inkluderar regelbundet medarbetarmedverkan i utvecklingsfaserna.
Ricardo introducerades också till den avgörande betydelsen av visualisering. Oavsett om det handlar om att konceptualisera hela projektet på en whiteboard eller att skriva ner specifika krav för varje steg, förstår han nu att tydlighet är nyckeln till att undvika fallgropar. Ju mer han visualiserar, desto lättare blir det för honom att upptäcka luckor och säkerställa samstämmighet.
MVP-metoden gör det också möjligt för dem att undvika kostsamma misstag.
”Vi ville se till att vi byggde något som användarna faktiskt skulle vilja använda”, säger Ricardo.
Ricardos långsiktiga vision för SRC är tydlig: ett användarcentrerat teknikekosystem där digitala verktyg ständigt utvecklas för att möta både personalens och kundernas behov. Det slutgiltiga målet är att skapa ett digitalt uppkopplat SRC. Ett där både interna system och klientvända tjänster är sömlöst integrerade.
Medan Ricardo och hans team arbetar med att slutföra pilotanläggningens bokningssystem planerar de redan nästa steg för den bredare digitala strategin vid SRC. En av grundpelarna i strategin är digitaliseringen av fysiska tillgångar, och Ricardo ser projektet som en grund för framtida digitaliseringsinsatser.
När systemet väl är fullt operativt hoppas Ricardo att det kommer att bana väg för integrationen av AI-verktyg och dataanalys, vilket skulle förbättra lärande och kundservice. Han utmanar redan sitt team att fundera på hur de kan använda dessa data för att förbättra flexibiliteten och responsen i sina processer.
”Jag vill att vi fortsätter att anamma digital transformation på ett sätt som fungerar för oss. Den typ av teknik jag vill bygga är en som gör människors liv enklare”, avslutar Ricardo.
FinansieringsbevisDetta arbete utfördes med hjälp av ett bidrag från International Development Research Centre (IDRC) i Ottawa, Kanada. De åsikter som uttrycks häri representerar inte nödvändigtvis IDRC:s eller dess styrelses åsikter.
Läs mer om Vetenskapsorganisationer i den digitala tidsåldern 
Läs mer om Vetenskapssystemens Framtider 
